Digitales Vertragsmanagement

Ohne Verträge keine Geschäfte, kein Vertrieb, keine Mitarbeiter*innen, keine Zusammenarbeit: Sie regeln so gut wie alles, was den Alltag in einem Unternehmen ausmacht. Umso erstaunlicher, dass der Umgang mit Verträgen nur selten einheitlich geregelt und digitalisiert ist. Je nach Art und Einzelfall werden sie in manuellen Prozessen per Post verschickt, gefaxt, abgelegt, durchgereicht, genehmigt, gescannt – und nicht selten einfach in Postmappen oder auf Servern vergessen. Harmlose Nachlässigkeiten können so schnell zu verpassten Chancen oder juristischen Rangeleien führen.

Das Vertragsmanagement und -controlling zu digitalisieren, befreit von Papierchaos, Medienbrüchen und Schneckentempo. Von der Erstellung und Verhandlung über die Freigabe und Unterzeichnung bis zur Ablage und Archivierung oder Kündigung verwalten Sie alle Verträge einfach, sicher und digital in einer einheitlichen Umgebung. Dazu gehören zum Beispiel Rahmenverträge, Kaufverträge, Lizenz- und Wartungsverträge oder Arbeitsverträge. Möglich machen es moderne ECM-Systeme: Neben den eigentlichen Verträgen bündeln sie alle dafür relevanten Dokumente in einem einheitlichen Datenstamm – revisionssicher, Compliance-konform und ohne Duplikate. Alle Informationen sind jederzeit leicht auffindbar. Und das Beste: Nicht nur die Verträge, sondern auch die damit verbundenen Prozesse lassen sich digitalisieren.

Dank digitalem Vertragsmanagement kündigen Sie dem althergebrachten Papierchaos fristlos und arbeiten schneller und effizienter als je zuvor. Mit Konica Minolta realisieren Sie Ihre Pläne.

Unverbindliche Beratung

Ihre Vorteile durch digitales Vertragsmanagement

Wir unterstützen Sie dabei, Ihre Vertragsverwaltung zu digitalisieren – von der Auswahl des passenden ECM-Systems über die Projektplanung bis zur Implementierung und Schulung. So profitieren Sie von den zentralen Vorteilen eines intelligenten Vertragsmanagements:

Mehr Transparenz

Eine digitale Vertragsverwaltung hilft, vertragsrelevante Informationen überall und jederzeit zur Verfügung zu stellen. Das ermöglicht den Verantwortlichen einen Überblick über die gesamte Vertragslandschaft und minimiert Risiken durch versehentliche Verstöße oder verpasste Fristen.

Bessere Compliance

Die gesetzlichen und organisatorischen Anforderungen haben sich in vielen Bereichen verschärft – doch veraltete Prozesse bilden diese oft nicht mehr ab. Mit einer digitalen Vertragsverwaltung sind elementare Bedingungen wie die zuverlässige Verwaltung von Zugriffsrechten, die rechtssichere Archivierung oder die Einhaltung von Löschfristen mit Sicherheit erfüllt.

Gesteigerte Effizienz

Das digitale Vertragsmanagement spart Zeit und Kosten, da alle vertragsrelevanten Informationen an einem Ort gespeichert sind und schnell gefunden werden können. Automatisierte Workflows und Kollaborations-Tools beschleunigen die Ausarbeitung, Abstimmung, Prüfung und Freigabe von Verträgen. Das manuelle Ausdrucken, Versenden oder Weiterleiten als Zeitfresser entfällt damit.

Übersichtliche Darstellung:

Das Vertragsmanagement-Dashboard bietet umfassende Controlling-Optionen, die maximale Transparenz und Überwachung aller laufenden Verträge ermöglichen. Sie können alle Vertragsdetails auf einen Blick einsehen und terminliche Fristen komfortabel überwachen. Zudem lassen sich Zahlungspläne schnell einrichten und Finanzströme einfach kontrollieren. Detaillierte Berichte und Analysen können mit nur wenigen Klicks erstellt werden.

Diese Aufgaben übernimmt eine digitale Vertragsverwaltung

Ablage und Versionierung
Alle Verträge sind an einem zentralen Ort DSGVO-konform gespeichert und können in der aktuellen Version von allen berechtigten Personen abgerufen werden. Der Verlauf von Vertragsänderungen ist jederzeit nachvollziehbar, ältere Versionen sind lückenlos archiviert.

Volltextsuche und Integration
Sämtliche Verträge sind nach beliebigen Begriffen wie Vertragspartner*innen, -art oder -gegenstand durchsuchbar. Durch Schnittstellen ist der direkte Zugriff auch aus Office-Anwendungen, CRM- oder dem ERP-Systemen möglich – ohne Wechsel der Oberfläche.

Automatische Vertragserstellung und -bearbeitung
Die digitale Vertragsverwaltung kann bei der Erstellung von Verträgen mit Vorlagen und Standardklauseln unterstützen. Beliebig ausbaubare Workflows automatisieren die Weiterleitung, Freigabe und weitere Aufgaben.

Vertragsverhandlung und -unterzeichnung
Auch bei Vertragsverhandlungen sind relevante Informationen jederzeit und auf jedem mobilen Endgerät verfügbar. Die Vertragsunterzeichnung ist dank digitalen Signaturen sogar bei internationalen Abschlüssen eine Frage von Minuten.

Reporting und Fristenüberwachung
Dynamische Berichte über die Vertragslandschaft des Unternehmens bieten mehr Übersicht. An bevorstehende Zahlungstermine oder Kündigungsfristen werden Sie automatisch erinnert.

Sicherheit und Compliance
Ihre Verträge sind vor unbefugtem Zugriff geschützt und revisionssicher archiviert – mit individuellen Zugriffsrechten bis auf Dokumentebene. Die Daten werden nach höchsten Sicherheitsstandards in europäischen Rechenzentren oder auf eigenen Servern gespeichert.

Ab jetzt Verträge digital verwalten

"Das digitale Vertragsmanagement kommt unseren Geschäftsprozessen in vielerlei Hinsicht zugute. Verträge werden sicher und transparent verwaltet, die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen funktioniert nahtlos und am Ende sparen wir Zeit und Ressourcen. Rechtlich und operativ ein echter Gewinn. "

Martin Mahlberg

Abteilungsleiter IT, Handwerkskammer Dresden

Vertragsmanagement erklärt

Haben auch Sie Schwierigkeiten, Verträge im Unternehmen effizient zu verwalten? Egal, ob mit Kunden, Lieferanten, Partnern, Versicherungen oder Mitarbeitern - selbst kleine Fehler können zu Strafen oder verpassten Chancen und kostspieligen rechtlichen Prüfungen führen. Papierbasierte Prozesse erhöhen das Risiko.

In diesem Video zeigen wir Ihnen Lösungsansätze.

Zum Video

Häufige Fragen zum digitalen Vertragsmanagement

Ein modernes ECM-System kann alle Arten von Verträgen verwalten. Dazu gehören:
Kaufverträge,
Dienstverträge,
Mietverträge,
Lieferverträge,
Wartungsverträge,
Rahmenverträge,
Geheimhaltungsverträge (NDAs),
Arbeitsverträge,
Aufhebungsverträge,
Tarifverträge,
Betriebsvereinbarungen
und viele mehr.

Das hängt insbesondere davon ab, welche Funktionalitäten Sie benötigen, welche Services Sie gerne zusätzlich nutzen möchten, wie viele Personen Zugriff haben sollen, welche Vertragsprozesse abgebildet werden sollen, wie weit Sie die Prozesse automatisieren möchten, welche Schnittstellen für Sie wichtig sind und ob Sie lieber On Premises oder aus der Cloud heraus arbeiten möchten. Gerne analysieren wir gemeinsam mit Ihnen den individuellen Bedarf.

Klare Regeln: Definieren Sie klare Prozesse für die Ablage, Versionierung, Suche und Archivierung von Verträgen.
Sicherheit zuerst: Vergeben Sie Berechtigungen für den Zugriff auf Verträge und Dokumente.
Team mitnehmen: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter*innen rechtzeitig im Umgang mit dem System.
Transparenz schaffen: Dokumentieren Sie Ihre Prozesse für die Vertragsverwaltung.
Auslastung überwachen: Beobachten Sie die Nutzung des Systems, um sicherzustellen, dass es effizient läuft.
Best-Practice-Lösungen verwenden: Nutzen Sie möglichst Standards und Vorlagen, die oft 80 Prozent Ihres Bedarfs bereits abdecken. Nutzen Sie Individualisierungen gezielt bei Prozessen, die besonders wichtig sind oder häufig auftreten.