ERP | Dechra

Eine Geschäftsbeziehung von besonderem Wert

Der Erfolg eines Projekts lässt sich anhand vieler Kennzahlen definieren. Eine Zusammenarbeit, die über Jahrzehnte besteht und sich über zwei Generationen von Mitarbeitenden erstreckt, ist nicht einfach nur ein Projekt in den Büchern, sondern eine Geschäftsbeziehung, die besonders wertvoll ist.

Dechra ist als internationales Unternehmen auf veterinärpharmazeutische Produkte spezialisiert. Sie sind Experten in der Entwicklung, Herstellung, im Vertrieb und Marketing von hochwertigen Tierarzneimitteln, die einen bedeutenden Mehrwert für das Wohlergehen von Tieren haben. Dechra-Tierarzneimittel und -Produkte sind weltweit über ein Netzwerk eigener Vertriebsorganisationen und Partner verfügbar. Der Firmensitz in Aulendorf existiert mit dem früheren Namen Albrecht bereits seit 1946. Der Schwerpunkt liegt im Vertrieb von Tierarzneimitteln an Tierarztpraxen in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Das Unternehmen mit 128 Mitarbeitenden im DACH-Raum erwirtschaftete im Jahr 2024 einen Umsatz von knapp 100 Mio. Euro.

Dechra blickt auf eine traditionsreiche Firmengeschichte zurück, die vor allem durch eins besticht: Weiterentwicklung. Dabei hat das Unternehmen immer den Kunden im Blick: „Wir sind da, wo der Kunde ist und das ist immer häufiger die digitale Welt. […]“ Die digitale Transformation innerhalb eines Unternehmens braucht Zeit, Vorbereitung und nicht zuletzt Menschen, die die dahinterliegenden Prozesse verstehen und umsetzen, anwenden und weiterentwickeln.

Systemumstellung mit Akribie und lösungsorientierten Ansätzen

Der gemeinsame Weg von Dechra und Konica Minolta geht zurück in die neunziger Jahre, damals noch mit Comet von Siemens Nixdorf. Seit 2004 ist Dechra Easy ECM-Kunde bei Konica Minolta, Navision hat das alte Comet-System abgelöst. Sascha Braun, Head of Delivery Business Software bei Konica Minolta, blickt gerne auf die Anfänge zurück: „2003 war ich in der Funktion des ERP-Projektleiters das erste Mal in Aulendorf vor Ort, „Workshop machen“. Damals state-of-the-art, mündeten die tagelangen intensiven Workshops in einem Pflichtenheft. Und am Ende der Projekt-Phase gingen wir mit der Navision 3.7 erfolgreich in den Go-live. Damals wie heute sind es die fachlich sehr gut aufgestellten Teams in allen Bereichen, von Finance, über Lager & Logistik und den Vertrieb bis hin zur Auftragsabwicklung, die sich den Herausforderungen einer Systemumstellung mit absoluter Akribie und lösungsorientierten Ansätzen stellen.“

Sascha Braun hat das Zepter mittlerweile an Verena Schäfer, Team Manager IT Consulting, übergeben und Konica Minolta wurde im Oktober 2018 damit beauftragt, ein Update der bestehenden NAV 2009 Lösung vorzunehmen und die Einführung von
Business Central in Deutschland und Österreich umzusetzen. Die bestehende Navision-Lösung hat in den vorangegangenen zehn Jahren rund 1.000 Personentage an Entwicklungsarbeit in Anspruch genommen, weswegen sie hochgradig und individuell angepasst war. Dieser Ansatz ist heute keinesfalls mehr zeitgemäß, zum einen, weil die Updatefähigkeit des Systems nicht mehr gegeben ist und zum anderen die Kosten für noch eine Weiterentwicklung jeden Rahmen sprengen.

Zielsetzung im Projekt war daher, dass die bisher vorgenommenen Anpassungen diskutiert und hinterfragt werden sollten, damit keine „stupide“ Übernahme von eben solchen passiert.
Dafür wurden zu Beginn des Projekts viele und vor allen Dingen intensive Workshops durchgeführt, bei denen die Geschäftsprozesse von Dechra gemeinsam mit den Anwendern im Unternehmen durchleuchtet und neu aufgesetzt wurden. Diese intensive Beratungsleistung führte im Verlauf des Projekts zu weniger Entwicklungsbedarfen.

Im Zuge der Vorarbeit auf den Tag X der Systemumstellung wurden Key-User im Unternehmen definiert und in das Projekt integriert, d.h. auch bereits in die Workshop-Phase involviert. Intensive Testphasen und das entsprechende Feedback haben alle Beteiligten vorbereitet, die Mitarbeitenden haben Trainings durchlaufen und wurden entsprechend geschult. Überraschungen gab es so tatsächlich keine.

Hohe Entwicklungskosten vermeiden

Bisherige Prozesse wurden auf den Prüfstand gestellt und im Zuge des Projektes überarbeitet und optimiert. Es wurde bewusst auf eine komplette (technische) Datenmigration verzichtet, was aufgrund der Änderung von gewissen Abläufen auch gar nicht möglich gewesen wäre. Stattdessen wurde eine Stammdatenübernahme inklusive offener Posten, offener Aufträge bzw. Rückstandsaufträge und offener Bestellungen ins Business Central übernommen. Vorteil dieses Vorgehens ist, dass die Stammdaten gleichzeitig bereinigt und nur noch tatsächlich benötigte Daten übernommen wurden. Ein Aufräumen und Ausmisten im System sozusagen.

Um das System auf diesem Level zu halten, müssen Daten immer wieder gepflegt und auch bereinigt werden, wodurch dieser Prozess ein stetig fortlaufender ist. Die Anwender*innen im Unternehmen wurden umfangreich geschult und ein Prozessverständnis zu den Hintergründen im System erarbeitet. Zur weiteren Optimierung der Stammdaten wurde bei Dechra jetzt ein “Stammdaten-Team” gebildet. Die Stammdatenpflege ist vor allem im Bereich der Artikel umfangreich und vielschichtig. Aus allen Fachbereichen sind die notwendigen User*innen involviert und die Qualität und Vollständigkeit der Stammdaten kann durch dieses Vorgehen stetig verbessert werden, was sowohl für den Webshop als auch für Schnittstellen wichtig ist.

Standardnahe Business Central-Lösung als Gamechanger

Dynamische Zusammenarbeit führt zum Erfolg

Erfolgreiches ERP-Projekt stärkt Unternehmenswachstum