Gehaltsabrechnung auf Papier: Ist das Pflicht oder kann das weg?
20 März 2025
Gehaltszettel auf Papier, persönlich oder per Post zugestellt: Gilt für Unternehmen die Pflicht zur gedruckten Lohnabrechnung auch noch im Digital-Zeitalter? Aktuelle Vorgaben im Überblick.
Gehaltszettel auf Papier, persönlich oder per Post zugestellt: Gilt für Unternehmen die Pflicht zur gedruckten Lohnabrechnung auch noch im Digital-Zeitalter? Aktuelle Vorgaben im Überblick.
Anhand der Lohn- oder Gehaltsabrechnung können Angestellte leicht überprüfen, ob mit der monatlichen Zahlung alles stimmt. Doch das wichtige Dokument erfüllt noch mehr Zwecke: Es ist Berechnungsgrundlage fürs Finanzamt, Verdienstnachweis für Kreditinstitute, Dokumentation für Arbeitgeber*innen und Datenquelle für Controlling und Personalplanung. Laut §108 der Gewerbeordnung steht allen Arbeitnehmer*innen eine „Abrechnung in Textform“ zu. Welche Angaben verpflichtend sind – etwa Zeitraum, Brutto- und Nettolohn, Zuschläge, Steuern und Sozialabgaben – regelt die Entgeltbescheinigungsverordnung. „Eines schreiben die Gesetze allerdings nicht vor“, erklärt HR-Experte Luca Kemena von Konica Minolta: „das Papier!“
Arbeitsgericht: Lohnabrechnung geht auch vollständig digital
Dass grundsätzlich kein Anspruch auf einen ausgedruckten Lohnzettel besteht, hat kürzlich das Erfurter Bundesarbeitsgericht in einem
Grundsatzurteil bestätigt (Aktenzeichen 9 AZR 48724). „Der Richter hat klargestellt: Die Vorgabe‚ Lohnabrechnung in Textform ist auch dann erfüllt, wenn der Gehaltszettel ausschließlich im digitalen Postfach abliegt“, erklärt Kemena. Allerdings müsse sichergestellt sein, dass alle Arbeitnehmer*innen darauf zugreifen können – auch diejenigen, die privat weder Smartphone noch Computer oder Online-Zugang haben. Das Urteil gibt dem Trend zur papierlosen Entgeltabrechnung weiter Aufwind – denn viele Unternehmen haben erkannt, dass beide Seiten davon profitieren.
Welche Vorteile hat der digitale Gehaltszettel?
„Der offensichtliche Effekt – also Papier und Porto sparen – ist nicht unbedingt das wichtigste Argument für die digitale Entgeltabrechnung“, gibt Luca Kemena zu bedenken. Er beschäftigt sich beim Technologie-Provider Konica Minolta mit
HR-Management-Systemen und kennt die Vorteile für Arbeitnehmer*innen und Unternehmen:
Ortsunabhängiger Zugriff:
Das gute alte Papierdokument ist zunächst mit der Post oder Hauspost unterwegs und landet dann in Briefkästen oder Postfächern. Wer beispielsweise krank oder umgezogen ist, kann dadurch Probleme bekommen. Digitale Gehaltszettel sind sofort verfügbar, sobald sie ausgestellt wurden – im ganzen Unternehmensnetz oder beim Einsatz von
Cloud-Technologien an jedem beliebigen Ort.
Übersichtliche Aufbewahrung:
Wer schon einmal Unterlagen für die Steuererklärung sortiert hat, kennt das Problem: Irgendeine Monatsabrechnung fehlt immer – und verschwindet schlimmstenfalls auf nimmer Wiedersehen unter einem Papierberg. Digitale Gehaltsnachweise lassen sich lückenlos ablegen und leicht wiederfinden, sowohl von Angestellten als auch von HR-Abteilungen.
Nachhaltige Prozesse:
Digitale Gehaltsnachweise sind ein großer Schritt zum
papierarmen und verschwendungslosen Unternehmen. Unternehmen mit vielen Mitarbeiter*innen drucken tausende Seiten weniger im Jahr, sparen damit Ressourcen sowie Emissionen beim Versand – und ermöglichen eine effizientere Nutzung der Druck-Infrastrukturen.
Kontrollierter Datenschutz:
Datenschutz-Bedenken bei digitalen Lösungen sind weit verbreitet: Daten-Diebstahl, Cyber-Angriffe und Wirtschaftsspionage kennen die meisten Unternehmen leider nicht nur aus den Medien. Ein DSGVO-konformes HR-System mit zeitgemäßer Zugangskontrolle und Verschlüsselung ist dennoch wesentlich sicherer als ein Blatt Papier, das beim Weg zur Zielperson schon mal durch viele Hände wandern kann.
Luca Kemena
Consulting HRMS
Die Vorgabe ‚Lohnabrechnung in Textform‘ ist auch dann erfüllt, wenn der Gehaltszettel ausschließlich im digitalen Postfach abliegt.
Lohnabrechnung digitalisieren, HR-Prozesse automatisieren
Bei allen offensichtlichen Vorteilen steckt sogar noch mehr hinter der digitalen Lohn- und Gehaltsabrechnung. „Sichtbar für die Mitarbeiter*innen ist das Ergebnis – aktuelle Abrechnungen und Nachweise, die über Dashboards und Postfächer jederzeit abrufbar sind. Viel wichtiger für die Unternehmen sind aber die unsichtbaren Prozesse, die im Hintergrund laufen“, erklärt Digitalisierungs-Profi. Denn nicht nur das Dokument, sondern auch die gesamte Abrechnung läuft digital – und im Idealfall automatisiert. „Manch Personalabteilungen haben dafür schonmal eine ganze Woche geblockt, Monat für Monat“, so Kemena. „Eine voll automatisierte Lohnabrechnung mit intelligenten Tools wie LOGA HR ist schon in ein paar Stunden erledigt.“
Fazit: Ja zum Gehaltszettel, Abschied von analogen Prozessen
An der Gehaltsabrechnung führt auch in Zukunft kein Weg vorbei. „Und das ist gut so, denn es geht ja um Transparenz und Sicherheit für Angestellte sowie Unternehmen“, meint Luca Kemena. „Aber das Blatt Papier hat aus meiner Sicht ausgedient.“ Mit der digitalen Gehaltsabrechnung empfiehlt er die moderne, sichere und 100% rechtskonforme Variante.
